IFP School s’appuie sur la plateforme IAM d’Ilex et la solution de gestion des identités Ilex Identity Management afin de rationaliser sa gestion administrative interne et automatiser les processus d’entrée, de mobilité et de sortie de ses étudiants.
La solution mise en œuvre :
Ilex Identity Management
Gestion des identités et des habilitations, processus workflow et provisioning
Les enjeux
- Moderniser et simplifier l’administration des étudiants et du personnel de l’école
- Centraliser l’information
- Gérer le parcours des étudiants de bout en bout
IFP School, une école de renommée internationale dans les secteurs
de l’énergie et des transports
Située en Île-de-France, IFP School est une école d’ingénieurs proposant des formations dans les secteurs de l’énergie et des transports. Partie intégrante d’IFP Énergies nouvelles, IFP School prépare les spécialistes de demain à relever les défis associés à la transition énergétique. Ouverte aux diplômés de l’enseignement supérieur, IFP School offre une gamme complète de formations francophones et anglophones aux métiers de l’énergie (pétrole, gaz, pétrochimie, motorisations, nouvelles technologies de l’énergie, marchés de l’énergie).
Bénéficiant de collaborations étroites avec les mondes de la recherche et de l’industrie, l’école a acquis une très large notoriété internationale comme en témoigne dans ses promotions la présence de 50 % d’élèves internationaux provenant d’une cinquantaine de pays et de 80 % d’élèves bénéficiant de financements industriels pour leurs études.
Avec une offre de 17 programmes de formation répondant aux besoins de l’industrie et de la recherche appliquée, l’école accueille 40 professeurs permanents et 350 issus de l’industrie. Elle compte plus de 500 diplômés par an et 13 000 anciens élèves dans plus de 100 pays.
Harmoniser et centraliser la gestion des identités des différents acteurs de l’école : un enjeu clé pour IFP School
En 2005, la direction de l’école constate qu’il est nécessaire de moderniser son SI et lance ainsi un projet de portail Web afin de centraliser et d’harmoniser l’ensemble des données relatives aux identités des étudiants et du personnel de l’école. Le portail « eCampus » voit alors le jour. Mais très vite, l’équipe projet IFP School se heurte aux limites du CMS mis en place, qui ne lui permet pas, notamment, de gérer les utilisateurs de façon suffisamment fine.
Sur les conseils de l’un de ses prestataires de services, IFP School se tourne vers la solution sur-mesure Ilex Identity Management qui permet notamment de maîtriser et de publier les données d’annuaires via des interfaces ergonomiques et intuitives, et de mettre en place un référentiel unique.
« Avant 2005, l’information n’était pas centralisée et la gestion des données s’effectuait manuellement et individuellement, au travers de fichiers Excel. Nous devions faire évoluer le système d’information, le moderniser et le structurer pour gagner en efficacité. »
Un référentiel unique de gestion
des identités pour l’accès
à toutes les applications centralisées
Grâce à la solution Ilex Identity Management, l’équipe projet a pu mettre en place un référentiel unique, centralisant toutes les données utiles. Il recense aujourd’hui près de 1000 élèves et 500 employés de l’école et personnels extérieurs (professeurs, maîtres d’apprentissage, maîtres de stages, vacataires, etc.).
Ce référentiel sert de base pour tous les modules d’applications développés par IFP School pour ses utilisateurs. En effet, depuis 2005, l’école a développé plus d’une douzaine d’applications pour offrir à ses élèves et à son personnel des services à forte valeur ajoutée. Il existe, par exemple, aujourd’hui des applications pour les bulletins de notes, la gestion des boursiers, ou encore une application permettant de faire un « feedback » après chaque cours.
Ilex Identity Management rassemble une vingtaine de listes de données utiles sur lesquelles les applications s’appuient directement. De cette façon, lorsqu’un étudiant remplit son dossier de candidature, par exemple, il n’a pas à compléter manuellement certains champs (civilité, école d’origine, pays, situation familiale, diplôme, mode de financement, etc.), mais simplement à sélectionner l’information dans une liste de choix. Ceci permet de remonter des informations cohérentes et structurées.
Chaque application repose sur l’annuaire d’Ilex Identity Management, qui permet également de gérer les affectations des personnes, et de définir leurs droits d’accès et leurs habilitations. Ainsi, pas d’incohérence, tout est piloté de façon centrale.
« Le large éventail de fonctionnalités du produit nous a permis d’enrichir le contenu des fiches des étudiants par l’ajout de photos et d’informations spécifiques, telles que le cursus de l’étudiant, son niveau de recrutement, le diplôme visé ou encore la durée de la scolarité. Ilex Identity Management nous aide à structurer nos données et à gérer simplement des populations très variées. »
En outre, grâce à un système de workflow, IFP School peut désormais gérer les dossiers des étudiants de bout en bout, de la candidature en ligne (création de compte) jusqu’au diplôme (archivage).
Ilex Identity Management,
pièce maîtresse du SI pour
maîtriser la gestion des identités
La solution est en place depuis 10 ans bientôt et c’est tout le SI de l’école qui a évolué autour d’Ilex Identity Management.
« Chaque nouvelle application s’interface et s’appuie sur Ilex Identity Management sans problème. C’est une solution robuste, stable et que nous savons fiable. Toute notre infrastructure repose sur Ilex Identity Management, c’est en quelque sorte le cœur du SI de l’école ! »
Et IFP School ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Prochainement, l’école souhaite porter ses efforts sur l’amélioration de l’ergonomie et de l’homogénéité de son annuaire.
Les bénéfices
- Centralisation de l’information dans un référentiel unique
- Fiabilité accrue garantissant une montée en charge
- Gestion simplifiée de populations très variées
Qui sommes-nous ?
Ilex IAM Platform est l’offre complète de gestion des identités et des accès de Nexpublica.
Nexpublica est un acteur historique de l’édition de logiciels pour le secteur public, parapublic, et privé. L’entreprise accompagne plus de 4000 organismes publics et 1200 entreprises privées.
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